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Lors du dernier challenge d’indexation organisé par Geneatech lors du GeneaWeekend en janvier 2022, les AD ont terminé sur le podium des services les plus indexés en 2ème position avec 765 indexations.

Le service le plus indexé lors cette opération n’étant pas cette année sur le parcours des Tours de France, nous avons sollicité les AD 31 pour une interview. Nous espérons ainsi mieux connaître leur démarche avec les indexations collaboratives. Nous publions cette interview alors que l’étape de jour part de Saint-Gaudens après un premier passage dans le département dimanche dernier lors de la 15ème étape.

Madame Marie-Astrid Zang, Directrice adjointe des AD 31

Madame Marie-Astrid Zang, Geneatech vous remercie d’avoir accepté de participer à cette interview dans le cadre de notre opération autour des Tours de France.

Vous êtes la directrice adjointe des AD 31 et cheffe du service des publics et de la conservation.

Nous aimerions savoir comment votre service a mis en place les indexations collaboratives.

Quelques mois après la mise en place de notre nouveau site internet en juillet 2019, nous avons décidé d’offrir aux internautes la possibilité d’enrichir celui-ci en indexant certains documents mis en ligne. Nous avons choisi d’ouvrir à l’indexation trois fonds très différents et de différentes époques pour toucher des publics divers : les listes nominatives de recensement jusqu’en 1911 ; les registres des insinuations (1581-1790) et une collection de contrats de mariage passés devant des notaires toulousains (1501-1794).

Nous avons volontairement exclu de l’indexation collaborative les registres matricules (1867-1921), ceux-ci ayant été indexés par un prestataire dans le cadre du centenaire de la première guerre mondiale. Les listes cantonales de tirage au sort et les listes départementales du contingent qui seront mises en ligne dans les mois à venir ont été indexées par la même société.

Nous n’avons pas eu besoin de demander au prestataire qui a fait notre site internet de développer une interface particulière pour l’indexation. Celle-ci faisait en effet partie des modules proposés. Nous avons seulement paramétré les éléments que nous souhaitions faire indexer dans chaque corpus.

Cette interface, outre l’indexation des noms de personne, permet également de créer des tables des matières par la pose de signets facilitant ainsi l’accès aux registres en ligne. Les internautes peuvent poser des signets dans les trois fonds ouverts à l’indexation et dans les registres paroissiaux et d’état civil.

Quels retours avez-vous des contributeurs et des publics?

Nous avons assez peu de retour du public sur l’indexation collaborative. Nous avons reçu quelques remarques qui nous ont incité à mettre à jour les modes d’emploi proposés.

Comment communiquez-vous sur ce point ?

Nous avons fait une actualité sur notre site internet et un post sur notre page facebook lors de la mise en place de l’indexation collaborative. Nous ferons de même lorsque nous ouvrirons d’autres fonds à l’indexation. Nous signalons également l’existence de l’indexation collaborative aux chercheurs que nous invitons à consulter les fonds ouverts à l’indexation dans le cadre de leur recherche.

Par ailleurs, lors du confinement en 2020, nous avons invité les internautes à indexer les listes nominatives de recensement.

Quels résultats avez-vous et relancez-vous des “campagnes régulières” ?

Les résultats sont assez irréguliers selon les corpus. Les listes nominatives de recensement sont les documents qui sont les plus indexés.

Qu’est ce qui, selon vous, pourrait augmenter le nombre d’indexations collaboratives ?

Pour le moment, il est possible d’effectuer une recherche dans les noms indexés dans un registre donné (onglet recherche dans le visualiseur). Nous n’avons pas encore mis en place le moteur de recherche permettant de faire une recherche sur l’ensemble des registres d’un corpus. Sa mise en place rendra l’indexation collaborative plus visible et devrait avoir pour conséquence d’augmenter le nombre d’indexeurs.

Des challenges comme ceux organisés par vos soins sont aussi un moyen de faire connaître l’indexation collaborative et d’inciter des internautes à devenir indexeur à l’occasion du challenge et à continuer à participer par la suite.

Plus nous aurons d’indexeurs, plus le nombre d’indexations sera important.

Quelles sont les limites de l’indexation collaborative ?

La première limite est liée aux difficultés à déchiffrer les noms propres écrits dans des écritures parfois déformées. Alors que le sens du texte peut aider à déchiffrer un mot mal écrit, pour les noms propres, seule l’identification précise de toutes les lettres le composant permet le déchiffrage. Cela peut rebuter certaines personnes qui souhaiteraient participer mais n’osent pas devenir indexeur de peur de se tromper.

Par ailleurs, comme vous le savez, l’indexation est un travail long. Même si chaque indexeur est important, qu’il indexe un nom dans une page, toute la page ou le registre entier, il faut reconnaître que pour que les bases d’indexation s’accroissent rapidement et permettent aux internautes de mener leurs recherches avec plus de chance de succès, il est nécessaire que des internautes soient motivés pour indexer de manière systématique des documents qui les concernent, partiellement ou pas du tout.

Faites-vous des contrôles sur la qualité de l’indexation ?

Même s’il est nécessaire de créer un compte utilisateur pour pouvoir indexer, nous avons préféré laisser l’internaute libre de choisir la façon dont il veut indexer : un nom, une page, un registre complet… De même la validation est automatique, il n’y a pas de vérification par les Archives des noms indexés. En revanche, nous procédons à des corrections si des internautes nous signalent des erreurs de lecture ou si nous constatons des noms erronés.

Qu’est ce qui pourrait améliorer cette qualité de l’indexation ?

On constate que dans une commune, on retrouve souvent les mêmes noms. Avoir des indexeurs qui connaissent bien la commune qu’ils indexent est un gage d’avoir une indexation de grande qualité.

Il faut toutefois noter que jusqu’à présent, très peu d’erreurs nous ont été signalées par les internautes dans les registres déjà indexés.

Travaillez-vous avec les associations de généalogistes ou autres ?

Même si nous sommes en contact avec plusieurs associations, nous n’avons pas travaillé avec elles sur le thème de l’indexation collaborative.

Avez-vous une archive autour du vélo que vous souhaiteriez évoquer pour nos lecteurs ? Quelle en-est l’origine ?

Si vous faites une recherche avec le mot « vélo » ou « bicyclette » dans la recherche libre de notre site internet, vous obtenez un très grand nombre de réponses.

Je voudrais toutefois évoquer ici un ensemble de cartes postales et photographies qui nous ont été prêtées pour numérisation par un collectionneur. Parmi celles-ci, on trouve des photographies provenant de l’association de tourisme vélocipédique la Tortue, créée en 1890. Ses membres sillonnent la région toulousaine et organisent des sorties sur plusieurs jours dans les Pyrénées. Ces sorties sont l’occasion de prendre des photographies.

En voici deux exemples :

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En janvier, il y avait eu 765 indexations sur votre site en 1 week-end, pour le mois de juillet en entier, quel est votre objectif ?

Notre objectif est d’avoir au moins 5 000 indexations. Si nous passons la barre des 10 000 noms, nous considérerons que cela est un très grand succès qui nous permettra en outre d’avancer la date de la mise en place du moteur de recherche.

GENEATECH : Merci pour votre accueil et vos réponses et rendez-vous début août pour un retour sur ce challenge.

Avis aux généalogistes ayant des recherches à faire sur le site des AD 31, il reste quelques jours pour indexer dans le cadre de notre défi et peut-être vous permettre d’avoir une nouvelle fonctionnalité sur ce site.